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PROFFIX HUMAN RESOURCES

Digitale Personalakte: Wichtiger Schritt einer modernen Personalverwaltung

Digitale Personalakte

Viele Unternehmen beschäftigen sich heute mit der Digitalisierung ihrer Wertschöpfungskette. Dazu gehört auch ein modernes HR-Management. Mit der digitalen Personalakte von Kendox bietet PROFFIX die Möglichkeit, die Personalverwaltung zu vereinfachen, Zeit und Kosten zu sparen und als moderner Arbeitgeber an Renommee zu gewinnen.

Der Ruf nach durchgängig automatisierten Prozessen wird auch im Personalwesen immer lauter. Ein wichtiger Schritt dazu ist die digitalisierte Personalakte.

Welche Vorteile sich daraus ergeben, offenbart sich bereits beim Bewerbungsprozess. Obwohl die Personaladministration mittlerweile vielerorts elektronisch organisiert ist, werden im Recruiting-Prozess, in der Bewerberverwaltung und beim «Onboarding» die meisten Informationen in papierbasierten Akten verwaltet. Sämtliche vertraulichen Informationen und Dokumente wie Bewerbungen, Zeugnisse, Arbeitsverträge, Korrespondenz, Bescheinigungen und vieles mehr wandern im Normalfall noch immer in eine physische Personalakte. Diese können ganze Aktenschränke füllen, sind zeitaufwendig zu verwalten und machen die Suche nach Informationen zu Mitarbeitenden äusserst zeitaufwendig. Die digitale Personalakte schafft Abhilfe und bildet die Basis für ein modernes HR-Management. Mit ihr lässt sich die gesamte Personalverwaltung von der Bewerbung bis zum Austritt und darüber hinaus digital dokumentieren. PROFFIX bietet dafür die vom DMS-Spezialisten Kendox (Dokumenten-Management-System) entwickelte digitale Personalakte.

Die Vorteile:

  • Zentrale und gesetzeskonforme Archivierung sensibler Personaldokumente
    Sämtliche Dokumente der Mitarbeitenden werden digitalisiert und stehen im revisionssicheren Archiv zentral und jederzeit zur Verfügung. Detaillierte Zugriffsberechtigungen stellen sicher, dass ausschliesslich berechtigte Benutzer Zugriff auf sensible Informationen haben und dass alle gesetzlichen Datenschutzrichtlinien umgesetzt sind.

  • Standortunabhängiger Zugriff auf Dokumente via Webbrowser
    Sämtliche Daten und Informationen zu aktiven wie auch ehemaligen Mitarbeitenden sind digital such- und auffindbar. Dabei kann via Webbrowser standortunabhängig auf Personaldokumente zugegriffen werden, was sich bei jedem Unternehmen lohnt, das über mehr als ein Büro oder eine Niederlassung verfügt.

  • Direkter Zugriff auf standardisierte Vorlagen und Textbausteine
    Über die Office-Integration der digitalen Personalakte können neue Dokumente bequem mithilfe des Vorlagenmanagers und von Textbausteinen direkt in der Personalakte erstellt werden. Die Zuordnung des neuen Dokuments in die richtige Akte erfolgt dabei automatisch.

  • Zwei Fliegen mit einer Klappe
    Die «InfoShare Digitale Personalakte» ist Teil des Dokumenten-Managements von
    Kendox. PROFFIX Kunden, die bereits mit dem DMS des PROFFIX Partners arbeiten, können ihre digitale Dokumentenverwaltung in wenigen Schritten um die digitale Personalakte erweitern. Für alle anderen Kunden bietet sie einen idealen Einstieg in die digitale Dokumentenverwaltung, die sich schrittweise auf die elektronische Verwaltung aller Dokumente in PROFFIX ausbauen lässt.

HR goes digital: Mit PROFFIX das Personalwesen digitalisieren

Möchten auch Sie Ihr Personalwesen vereinfachen und die Prozesse digitalisieren?

PROFFIX bietet Ihnen für das Lohnwesen, die Stundenerfassung und die Personalverwaltung drei erstklassige Lösungen:

  • Lohnwesen: Swissdec-zertifizierte Lohnbuchhaltung
    Die Swissdec-zertifizierte Lohnbuchhaltung von PROFFIX lässt sich nahtlos in die Finanzbuchhaltung integrieren oder als eigenständiges Lohnprogramm einsetzen. Sie erlaubt, Löhne zu verwalten, Lohnläufe zu automatisieren sowie Lohnausweise und die Abrechnung mit den Sozialversicherungen und Ämtern schnell und vorschriftsgemäss zu erledigen.

  • Arbeitszeiterfassung: Gesetzeskonform via PC, App oder Terminal
    Seit gut einem Jahr ist das neue Gesetz zur Arbeitszeiterfassung in Kraft. PROFFIX bietet auf der Basis der PROFFIX Zeitverwaltung gleich drei Lösungen für eine moderne Stundenerfassung: via Desktop, via App oder mithilfe eines Zeiterfassungsterminals.

  • Digitale Personalakte: Personalverwaltung digital
    Alle Daten, Dokumente und Informationen der Mitarbeitenden werden in digitalen Personalakten von der Bewerbung bis zur Beendigung eines Arbeitsverhältnisses digital verwaltet und stehen jederzeit zur Verfügung.

Möchten auch Sie Ihr Personalwesen weiter in die digitale Zukunft führen? PROFFIX bietet Ihnen die Lösungen, die es dafür braucht. Ihr PROFFIX Vertriebspartner steht Ihnen bei Interesse gerne für ein Beratungsgespräch zur Verfügung.

Digitale Personalakte einführen?

Kontaktieren Sie uns oder Ihren PROFFIX Partner zur Einführung der revisionssicheren Digitalisierung und Archivierung Ihrer Personalunterlagen.
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