Bevor sich Winterthur Tourismus entschied, eine Software zu evaluieren, wurde mit einer Access-Adressdatenbank und einem kleinen Vereinsbuchhaltungsprogramm gearbeitet. Diese Daten in den Windows-Office-Programmen weiterzuverarbeiten, gestaltete sich immer als äusserst aufwändig, wenn nicht gar unmöglich. Zudem konnten viele administrative Prozesse nicht automatisiert werden. Die Lohnbuchhaltung zum Beispiel wurde mit Excel geführt. «Klingt handgestrickt», wie Rey bemerkt. «Dass wir unsere Administration mit einer modernen Lösung neu zu organisieren haben, war uns schon länger bewusst. Doch in einem kleinen dienstleistungsorientierten Team schiebt man solche Vorhaben gerne vor sich hin.» Das Projekt ins Rollen brachte eine gemeinsame Zugfahrt mit einer Berufskollegin einer anderen Touristikstelle. Den beiden war bewusst, dass eine Softwarelösung dringend nötig war. Und so machten sie sich gemeinsam auf, eine Evaluation zu starten. Im Frühjahr wurden drei Programme angeschaut. «Wichtig war für uns, dass wir nicht nur eine Finanz- und Lohnbuchhaltung benötigten, sondern eine Lösung, mit der wir auch unsere Access-Adressdatenbank ablösen konnten», so Rey. «Zudem sollte die Software alle Bereiche abdecken und nicht wieder neue Schnittstellen verursachen.» Eigentlich hatte man bereits eine Software ins Auge gefasst, als eine neue Buchhalterin ins Team kam und den Namen PROFFIX ins Spiel brachte.
Vom ersten Moment an überzeugt
Danach ging es jedoch schnell voran. Nachdem verschiedene Referenzen eingeholt worden waren, wandte man sich an den lokalen PROFFIX Vertriebspartner AGIBA IT Services AG. «Bereits im ersten Gespräch stellten wir fest, dass der modulare Aufbau der Lösung uns mehr Freiheit gibt, sukzessive mit unseren Anforderungen zu wachsen. Zudem deckte sich bereits die Basissoftware exakt mit unseren primären Bedürfnissen,» so Rey. Und nachdem auch Gespräche mit anderen Referenzkunden ein durchwegs positives Feedback ergaben und mit Vollenweider ein lokaler Ansprechpartner zur Seite stand, war der Entscheid gefällt.
PROFFIX wurde anschliessend von der AGIBA IT Services AG in kurzer Zeit eingeführt. Mittlerweile hat die Touristikorganisation auch Funktionen des Leistungsmoduls in ihre Arbeit integriert. Es sei schon erstaunlich, wie viel einfacher und schneller gewisse administrative Vorgänge erledigt werden können, meint Rey. «Wir sind von der Steinzeit im Jetzt angelangt», schmunzelt er. Da bleibt Winterthur Tourismus wohl auch mehr Zeit, sich der wahren historischen Schätze einer aufstrebenden Stadt anzuwenden …