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PROFFIX Erfolgsbericht

Winterthur Tourismus

Winterthur Tourismus schafft Transparenz

Eine innovative Business-Software für eine aufstrebende Stadt. Den Tourismus in der Stadt und Region Winterthur zu fördern und ein touristisches Bewusstsein in der Bevölkerung zu schaffen – so lautet der Auftrag von Winterthur Tourismus. Winterthur hat sich in den letzten Jahren von der grauen Industrievorstadt zur selbstbewussten Kleinmetropole gemausert. Mit PROFFIX ist Winterthur Tourismus nun auch in Sachen Software in der Neuzeit angekommen.

«Sie werden sehen, Winterthur wird in den kommenden Jahren die trendigste Stadt der Schweiz sein», schmunzelt Remo Rey, (Tourismusdirektor der sechstgrössten Schweizer Stadt bis Ende Februar 2014). Dies glaubt man gerne. Die Verwandlung von Winterthur ist eindrücklich: Eine eher graue Tristesse ist grünen Oasen gewichen, aus Industriehallen ist moderner Wohnraum entstanden, diverse Kunst­museen und Kultur­institutionen sorgen für ein Renommee weit über die Stadtgrenze hinaus und die Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften zieht viele junge Leute in die Stadt.

Da verwundert es nicht, dass auch der Stellenwert des Tourismus erheblich gestiegen ist. In den letzten 10 Jahren wurde das Budget beinahe verfünffacht, wobei Winterthur Tourismus als Verein konstituiert und in loser Form am Departement für Kultur angegliedert ist. Winterthur Tourismus betreibt eine touristische Auskunftsstelle, die sich direkt am Hauptbahnhof befindet, sowie ein Kongressbüro und sorgt sich um das Image und die Bekanntheit der Stadt und ihrer touristischen Einrichtungen. Für die Erfüllung dieser Aufgaben sind 10 Mitarbeitende und 21 Stadtführerinnen und Stadtführer zuständig.

«Mit PROFFIX haben wir unsere Administration deutlich vereinfacht.»

An die Leistungsgrenzen gestossen

Bevor sich Winterthur Tourismus entschied, eine Software zu evaluieren, wurde mit einer Access-Adressdatenbank und einem kleinen Vereinsbuchhaltungsprogramm gearbeitet. Diese Daten in den Windows-Office-Programmen weiterzuverarbeiten, gestaltete sich immer als äusserst aufwändig, wenn nicht gar unmöglich. Zudem konnten viele administrative Prozesse nicht auto­matisiert werden. Die Lohnbuchhaltung zum Beispiel wurde mit Excel geführt. «Klingt handgestrickt», wie Rey bemerkt. «Dass wir unsere Administration mit einer modernen Lösung neu zu organisieren haben, war uns schon länger bewusst. Doch in einem kleinen dienstleistungsorientierten Team schiebt man solche Vorhaben gerne vor sich hin.» Das Projekt ins Rollen brachte eine gemeinsame Zugfahrt mit einer Berufskollegin einer anderen Touristikstelle. Den beiden war bewusst, dass eine Softwarelösung dringend nötig war. Und so machten sie sich gemeinsam auf, eine Evaluation zu starten. Im Frühjahr wurden drei Programme angeschaut. «Wichtig war für uns, dass wir nicht nur eine Finanz- und Lohnbuchhaltung benötigten, sondern eine Lösung, mit der wir auch unsere Access-Adressdatenbank ablösen konnten», so Rey. «Zudem sollte die Software alle Bereiche abdecken und nicht wieder neue Schnittstellen verursachen.» Eigentlich hatte man bereits eine Software ins Auge gefasst, als eine neue Buchhalterin ins Team kam und den Namen PROFFIX ins Spiel brachte.

Vom ersten Moment an überzeugt

Danach ging es jedoch schnell voran. Nachdem verschiedene Referenzen eingeholt worden waren, wandte man sich an den lokalen PROFFIX Vertriebspartner AGIBA IT Services AG. «Bereits im ersten Gespräch stellten wir fest, dass der modulare Aufbau der Lösung uns mehr Freiheit gibt, sukzessive mit unseren Anforderungen zu wachsen. Zudem deckte sich bereits die Basissoftware exakt mit unseren primären Bedürfnissen,» so Rey. Und nachdem auch Gespräche mit anderen Referenzkunden ein durchwegs positives Feedback ergaben und mit Vollenweider ein lokaler Ansprechpartner zur Seite stand, war der Entscheid gefällt.

PROFFIX wurde anschliessend von der AGIBA IT Services AG in kurzer Zeit eingeführt. Mittlerweile hat die Touristikorganisation auch Funktionen des Leistungsmoduls in ihre Arbeit integriert. Es sei schon erstaunlich, wie viel einfacher und schneller gewisse administrative Vorgänge erledigt werden können, meint Rey. «Wir sind von der Steinzeit im Jetzt angelangt», schmunzelt er. Da bleibt Winterthur Tourismus wohl auch mehr Zeit, sich der wahren historischen Schätze einer aufstreben­den Stadt anzuwenden …

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